Ruční přepisování objednávek, sklady „každý pes jiná ves“, dvojí ceny a dohledávání, kde se co zaseklo… to není práce, to je trest. Když e-shop a podnikový informační systém spolu nemluví, platíte časem, nervy i penězi. Řešení je jednoduché: Helios Inuvio jako srdce firmy a konektor coalshop jako spolehlivé „tepny“, které mezi e-shopem a Heliosem bezpečně a automaticky převádějí všechna důležitá data.
Jak vypadá den, když systémy nemluví stejnou řečí?
- Objednávky se přepisují ručně – riziko chyb, zpoždění, nespokojení zákazníci.
- Sklad „na webu“ ≠ sklad „ve skutečnosti“ – storna, omluvy, zbytečné vratky.
- Ceny a slevy plavou – na e-shopu jsou staré ceny, v účetnictví nové, marže mizí.
- B2B odběratelé nevidí své individuální ceny, limity a splatnosti – účetní vše opravuje zpětně.
- Vratky a reklamace se řeší e-mailem a v tabulkách – nikdo přesně neví, v jaké jsou fázi.
- Štítky k dopravě, párování plateb a další rutiny se „nějak“ dělají bokem.
- Rozhodování až „zítra“ – přehledy jsou pozdě, ne v den, kdy je potřeba jednat.
„Tohle vše není o neschopnosti lidí. Je to o tom, že chybí propojení a pořádek v toku dat,“ zdůrazňuje produktový manažer a vedoucí realizace z naší společnosti coalios s.r.o., Tomáš Nývlt.
Helios Inuvio jako srdce a coalshop jako jeho tepny
Podnikový informační systém Helios Inuvio zvládne spravovat v reálném čase produkty, sklady, ceny, objednávky, faktury, záruky, DPH, účtování i B2B podmínky.
Naše vlastní, vyvinuté e-commerce řešení – coalshop konektor je lepidlo mezi tvým e-shopem a Heliosem, které zajistí:
- Dvoustrannou synchronizaci: produkty, ceny, sklad, objednávky, zákazníci, stavy – tam i zpět.
- Plánované práce: podle potřeby – pro stav skladu a ceny online, pro těžké dávky plánovaně.
- Validace a mapování: hlídáme EAN/sku, varianty, jednotky, daně, dopravce, platební brány.
- Logy, retry, alerty: když partner/API spadne, pošleme znovu: když něco nesedí, víš přesně kde a proč.
- B2B logiku: individuální ceníky, rabaty, odložená splatnost, kreditní limity, blokace dlužníků.
- Dopravu a platby: generování štítků (PPL, DPD, Zásilkovna/Packeta, GLS…), párování plateb (GoPay/Comgate/GP, atd.), dobírky.
- RMA/vrácení: žádost → schválení → příjem na sklad → dobropis → info zákazníkovi – v procesu, ne v e-mailech.
- Napojení na marketplaces (Mall/Kaufland/Amazon…) přes standardní rozhraní/partnery – stále s Heliosem jako pravdou.
Jak propojení funguje v praxi?
- Zákazník objedná v e-shopu. Objednávka se okamžitě zapíše do Heliosu (včetně položek, dopravy, platby i zákaznických údajů).
- Sklad má jasno. Helios rezervuje zboží, vytiskne se výdejka a štítek dopravce.
- Faktura bez čekání. Po expedici Helios vystaví doklad a konektor vrátí stav do e-shopu – zákazník vidí sledování zásilky.
- Manažer se rozhoduje dnes, ne zítra. Přehledy jsou k dispozici včas = už žádné „počkáme po uzávěrce“.
Typické „bolesti“ podnikatelů a firem? Dají se „vyléčit“?
Ceny a akce:
- Cenu nebo slevu změníte v Heliosu a e-shop ji převezme.
- Umíme hlídat minimální marži a varovat před „prodělkem“.
Varianty a čárové kódy:
- Helios drží kmenová data (kód, EAN, varianty).
- coalshop konektor je správně „přeloží“ pro e-shop (barvy, velikosti…).
Vratky a reklamace:
- Zákazník podá žádost → schválení → příjem → dobropis.
- Vše má svůj krok a každý ví, co se děje.
B2B nákupy:
- Odběratel po přihlášení vidí své ceny, rabaty a splatnosti.
- Objednávky nad limit jdou ke schválení, dlužníci jsou dočasně blokováni.
Doprava a platby:
- Štítky dopravců tisknete rovnou, bez ručního přepisování.
- Platby se párují – konec nekonečným kontrolám výpisů.
Bezpečnost a dohled: pořádek dělá přátele
- Přístupová práva: co smí měnit e-shop a co je jen ke čtení, nastavíme přehledně.
- Záznamy o činnosti: každá změna má čas, původ a popis – dohledání je otázka chvilky.
- Ochrana osobních údajů: přenášíme jen to, co je nutné, šifrování při přenosu i uložení je samozřejmost.
- Když něco spadne: přenosy se bezpečně opakují, nic se „neztratí v éteru“.
Postup nasazení (bez kudrlinek)
Během krátkého úvodního rozhovoru, kterým jiné firmy tak často a rády říkají „nezávazná konzultace zdarma“, pojmenujeme 3 – 5 největších problémů a domluvíme první vlaštovky (např. objednávky + sklad + faktury).
Napojit váš e-shop, ať už je od Shoptetu, Shopify, WooCommerce, či Magenta, na Helios přes rozhraní (API), zvládneme do 2 týdnů maximálně. Nejdříve však na 2 – 3 týdny spustíme pilotní provoz, zaměříme se na vybraný úsek a měříme, kolik ruční práce ubylo a kde to ještě drhne.
Dle domluvy můžeme propojení vašeho e-shopu rozšiřovat třeba tak, že přidáme dopravce, platby, vratky a B2B pravidla. No a pak předáme jednoduchý „přehledový panel“ a srozumitelnou dokumentaci.
U malých a středních e-shopů se první hmatatelné výsledky obvykle objeví do 2 – 4 týdnů (podle připravenosti dat a rozsahu).
Co z toho máte? (nejčastější přínosy)
- O 30 – 70 % méně ruční práce v objednávkách a dokladech.
- Méně storna a vratek kvůli špatným údajům o skladovosti.
- Jeden stav cen a dostupnosti napříč prodejními kanály.
- Rychlejší expedice, méně dotazů „kde je balík“.
- Včasná čísla pro majitele a vedení.
(*Rozpětí je orientační – záleží na velikosti, disciplíně dat a domluveném rozsahu.)
Jste na změnu připraveni? Zkontrolujte si malý seznam níže
Je potřeba napojit váš e-shop od jakéhokoliv dodavatele na informační podnikový systém Helios? Je, pokud…
- Máte u zboží jasné kódy, EANy a varianty.
- Umíte vyjmenovat pět nejčastějších chyb, které vás brzdí.
- Máte přístup k rozhraní e-shopu a zkušební sadě dat.
- Chcete začít menším krokem a rychle si ověřit přínos.
Pokud třikrát kývete, skoro jistě se vám propojení brzy zaplatí.
Domluvme si nezávaznou konzultaci
„Za půl hodiny spolu projdeme vaše postupy, navrhneme nejrychlejší první krok a férově řekneme i to, co teď nemá smysl nasazovat,“ motivuje Tomáš Nývlt – produktový manažer a vedoucí realizace z naší společnosti coalios.
